Podoba vysněného eventu se u každého z Vás bude lišit – záleží totiž na povaze i osobním vkusu. Z pohledu eventové agentury je ale takový dokonalý event jako dobře namíchaný koktejl, jehož chuť spočívá ve třech základních ingrediencích. A pokud jedna vypadne, máte místo vyváženého zážitku v puse plytké cosi.  

Ať už potřebujete utužit vztahy na teambuildingu, pobavit své zaměstnance a jejich rodiny na family day, oslavit jubileum své firmy výročním večírkem nebo prostě uzavřít rok a upustit trochu páry na večírku vánočním, tohle jsou 3 základní aspekty, bez kterých se dokonalý event prostě neobejde.  

1. ingredience: Jak hluboko do kapsy chcete sáhnout? 

Teď si vzpomeňte na ten Váš vysněný event. Třeba jste se v něm proháněli na jednorožci, házeli sebou v kotli koncertu oblíbené death metalové kapely, soutěžili o nejlépe načepovanou dvanáctku s výčepním roku, drbali s holkami z kanclu při výrobě patchwork deky nebo prožívali extrémní teambuilding v raftu na divoké řece. 

V dnešní době neomezených možností je uskutečnitelné (téměř) vše. Eventové agentury mohou mít někdy sklon ke stavění vzdušných zámků, a právě to VŠE Vám nabídnout. Ve finále ale výslednou podobu eventu ovlivňuje něco vysoce pragmatického – rozpočet. 

„Je opravdu snadné navnadit klienty na perfektní event – naslibovat hory doly a tvářit se, že jejich představu naplníme mávnutím kouzelného proutku. Realita je ale jiná. Moc dobře víme, že ,mazání medu kolem pusy‘ klientů se nevyplácí, protože ve finále je skutečně potřeba stát nohama pevně na zemi. A tím, co nás při tvorbě jakéhokoliv eventu na té zemi a v reálných sférách drží, jsou finanční možnosti zadavatele,“ říká event manažerka agentury Amden, Klára Synčáková. A dodává: „Kvalitní eventový tým umí odvést precizní práci u eventů v jakémkoliv cenovém rozpětí. To, co se liší, jsou možnosti, které při tvorbě eventů máme. V tomto případě totiž platí ,za více peněz více muziky‘.“ 

Základem každého eventu je zajímavý program, dobré jídlo a produkční zajištění.  

Pak přicházejí na řadu nadstavby – dobrý evenťák umí “navnímat” vkus klienta i naturel hostů, pro něž je event určený, a poradit, do čeho se mu vyplatí při přípravě akce investovat. Pro někoho je stěžejní třeskutá zábava, jiný klient si zas potrpí na vybrané delikatesy od michelinského šéfkuchaře nebo vystoupení oblíbeného zahraničního interpreta.  

„Vždy se dají zakomponovat zajímavé CSR aktivity spojené s charitativními projekty, udržitelností a ekologickými a veřejně prospěšnými činnostmi, jako je třeba sázení stromů. Záleží na tom, jak moc chce být klient aktivní a třeba i pracovat,“ doplňuje vzhledem k trendu zelených eventů Klára Synčáková. 

2. ingredience: Včera bylo pozdě 

Je to jednoduché – když je na přípravu eventu málo času, není možné stoprocentně naplnit klientovu představu. Bez dostatečného předstihu nelze zamluvit atraktivní místo, na jehož výběru klientům záleží, neboť utváří celý koncept i atmosféru akce. Ani klientovi oblíbení interpreti a performeři nemají čas, catering je obsazený… Když nezbývá čas, ani s velkým rozpočtem toho moc nevykouzlíte. 

3. ingredience: Komunikace, komunikace, komunikace 

Eventová agentura je odborníkem ve svém oboru. Vyzná se v plánování akcí všeho druhu, je schopná klientovi splnit téměř jakékoliv přání a má v rukávu nespočet nápadů a tipů, jak pozvednout event na ještě vyšší úroveň. A stejně jako má být agentura při přípravě eventu partnerem, nikoliv jen servisním vykonavatelem, ani klientova role nekončí úvodním briefem na A4 s informacemi o počtu hostů. Nesmírně důležité je, aby event manažer věděl, co zadavatel chce. 

To potvrzuje i Klára Synčáková: „Klientovo zapojení je důležité ve všech fázích příprav – on je ,decision maker‘ a měl by být připraven na rozhodování, věnovat čas komunikaci. Vždy chystáme různé návrhy, varianty kreativy, konceptu apod., ale potřebujeme k nim dostat zpětnou vazbu. Klient musí mít čas na to naše návrhy projít a rozhodnout se – jen on totiž ví, jak chce, aby jeho event vypadal.“ 

Lze postavit event bez zásadní komunikace s klientem? Ano, a dokonce takový, kde vše klape jako hodinky. Avšak jedině tehdy, kdy jeho výslednou podobu a detaily nechá vědomě pouze na agentuře. A pak si jej přijde jen užít. 

Tři ingredience: všechny stejně důležité a ani jedna z nich nemusí být zastoupená v přehnaně velké míře. Na to, aby vznikl opravdu výjimečný event a jeho plánování plynulo rychle a efektivně, stačí adekvátní rozpočet, zadání eventu s dostatečným předstihem a chuť spolupracovat. S tím se pak dají dělat zázraky. 

Potřebujete event? Mrkněte ZDE.